Organizacija dela v pisarni in domači pisarni

in Sabine Schrör, medicinsko novinarko Posodobljeno dne

Dr. Andrea Bannert je zjem od leta 2013. Doktor biologije in urednik medicine je sprva opravil raziskave v mikrobiologiji in je strokovnjak skupine za drobne stvari: bakterije, viruse, molekule in gene. Dela tudi kot svobodnjak za Bayerischer Rundfunk in različne znanstvene revije ter piše fantazijske romane in otroške zgodbe.

Več o strokovnjakihja

Sabine Schrör je samostojna pisateljica medicinske ekipe Študirala je poslovno upravo in odnose z javnostmi v Kölnu. Kot samostojna urednica je že več kot 15 let doma v najrazličnejših panogah. Zdravje je eden njenih najljubših predmetov.

Več o strokovnjakihja Vse vsebine preverjajo medicinski novinarji.

Ali v domači pisarni ali v pisarni na kraju samem: Dobra organizacija dela je bistvena za učinkovito in čim manj stresno vsakodnevno pisarniško življenje. Kako pa vam uspe razumno strukturirati vaše naloge med poplavami e-pošte, telefonskih zvonjenj, sestankov in zasebnih motenj? Tu boste našli odgovore na to vprašanje in izvedeli, kateri nasveti in orodja vam bodo olajšali vsakodnevno pisarniško delo.

Organizacija dela: manj stresa, večja učinkovitost

Verjetno ste seznanjeni s to situacijo: sedite za svojo mizo in ste se pravkar popolnoma posvetili pomembni nalogi. Nenadoma na vratih stoji kolega in se z njo pogovarja. Ali pa zvoni vaš telefon - vaš šef je na vezi. Ali pa vaš nabiralnik poroča o novem sporočilu. Iz koncentriranega dela ste že iztrgani in morate premisliti o svojih prioritetah.

V domači pisarni obstaja veliko drugih virov motenja. Otroci prosijo za pomoč pri domačih nalogah, pomivalni stroj je treba izprazniti, kosilo se ne skuha samo in, in, in.

Primeri kažejo: motnje in stres so del vsakodnevnega dela, zlasti v domači pisarni. S smiselno organizacijo dela pa je mogoče narediti veliko, da stres ne uide izpod nadzora in da lahko svoje delo opravljate mirno in učinkovito.

določite prioritete

Kako je mogoče dobro strukturirati delo v pisarni ali domači pisarni? Z določanjem prioritet. Prihodnje naloge razvrstite glede na pomembnost in nujnost. Na primer od A do D:

• Naloge so pomembne in nujne, torej časovno kritične
• Naloge B so pomembne, vendar niso nujne
• Naloge C so manj pomembne, a nujne
• Naloge D so manj pomembne in niso nujne

Zdaj določite, katere naloge boste opravljali sami in katere boste po potrebi prenesli. Nato razvrstite svoje naloge v kronološki vrstni red in jih ustrezno obdelajte.

Upravljanje časa

Čas je dragoceno blago. Bolj kot učinkovito uporabljate svoj delovni čas, več prostora imate za druge stvari. Poleg tega zmanjšate svoj osebni stres, če vam ni treba hiteti z delom, ampak delate na podlagi dobro premišljenega urnika. Najboljša stvar, ki jo morate storiti, je, da si ogledate svoje običajne naloge in zabeležite, koliko časa potrebujete za katero nalogo. Ta pregled je dobra podlaga za strukturirano dnevno in tedensko načrtovanje.

Dnevno in tedensko načrtovanje

Smiselno je ustvariti dnevne in tedenske načrte, ki temeljijo na vašem seznamu prioritet in vaši analizi nalog / časa. Ti pregledi dajejo vašemu delovnemu dnevu jasno strukturo in vam zagotavljajo varnost, da ne pozabite na nič in učinkovito uporabljate svoj delovni čas:

• V dnevnem urniku določite čas v dnevu, ko želite dokončati določena opravila. Morda raje telefonirate popoldne kot zjutraj? Ali pa ste, kot kažejo izkušnje, najbolj skoncentrirani v zgodnjih jutranjih urah? Če je mogoče, to upoštevajte pri načrtovanju.Združite podobna opravila v skupine opravil in jim dodelite posebne časovne intervale. Trdno načrtujte odmore in bodite pozorni na časovne blažilnike, ki vam dajejo prostor za nepričakovana opravila.
• Tedenski razpored daje pregled vseh nalog, ki jih čaka med tednom. Najbolje je, da ga ustvarite vsak petek ves naslednji teden. Tu vključite tudi časovne blažilnike! Kot pravilo: načrtujte največ 80 odstotkov razpoložljivega delovnega časa. Preostalih 20 odstotkov je na voljo za priložnostno delo.

Dodatni nasveti za domačo pisarno

Tisti, ki redno delajo doma, se soočajo z nadaljnjimi izzivi v smislu organizacije dela. Zaradi pomanjkanja prostorske ločitve službenega in zasebnega življenja je velika ovira, da se med delom strogo ločite od zasebnega življenja. Če to ne uspe, obstaja veliko tveganje, da se zataknete in izgubite osredotočenost med poklicnimi in družinskimi zahtevami. Ker je doma veliko več priložnosti za odvračanje pozornosti kot v pisarni na kraju samem: samo vmes vklopite pralni stroj, ga le na kratko posesajte ali nazadnje spet pokličite babico - skušnjave so številne. Še posebej, če niste sami v domači pisarni, ampak tudi vaš partner dela doma, otroci pa se šolajo na domu.

Vendar pa obstaja nekaj nasvetov in trikov, ki vam bodo pomagali pri osredotočenem in strukturiranem delu v vaši domači pisarni.

Jasno določite in upoštevajte delovni čas

Natančno določite, kdaj delate in kdaj si privoščite odmore. Z družino se pogovorite o svojem urniku in se strinjajte, da vas med delovnim časom ne bodo motili. Majhni rituali lahko pomagajo. Na primer, poskrbite, da bo sporočilo »Ne moti« veljalo, ko so vrata delovne sobe zaprta.

Profesionalno oblikujte svoje delovno mesto

Ko delate doma, je pomembno, da lahko hitro preklopite iz zasebnega v delovni način. Pomaga ločena, profesionalno opremljena delovna postaja. Vaš študij je seveda idealen. Toda tudi če je kuhinjska miza vaša domača pisarna, lahko z nekaj triki ustvarite delovno vzdušje. Na primer, vedno sedite na istem mestu in uporabite pisarniški stol. Pisarniški pripomočki, kot so luknjači in škatle za pisala, ustvarjajo pisarniško vzdušje. Koristno je tudi, da ne sedite pred osebnim računalnikom v športnih hlačah ali pižamah, ampak se oblečete tako, kot bi šli v pisarno.

Ustvarite rituale

Delovni dan začnite z enim osebnim ritualom in ga zaključite z drugim. Tako boste lažje zamenjali vloge. Za vašo domišljijo ni omejitev. Poskusite, kaj vam najbolj ustreza.

Nastavite drugo telefonsko številko

Pri ločevanju poklicnega in zasebnega življenja je v pomoč tudi ločena telefonska številka za poklicne klice. Tako vas zasebni klici ne odvrnejo od dela.

Zdravo ravnovesje med poklicnim in zasebnim življenjem

Poleg smiselne organizacije dela je ena stvar še posebej pomembna, da se izognemo ali zmanjšamo stres: zdrav odnos med delom in prostim časom, ravnovesje med poslovnim in zasebnim življenjem. Če ste na to pozorni in dobro strukturirate svoje delo v domači pisarni in v pisarni na kraju samem, boste nezdravemu stresu ponudili malo tarče.

Tags.:  Menstruacija menopavza nega kože